Delad kunskap driver kvalitetsarbetet framåt

Mindre administration, effektivare resursanvändning och bättre stöd till forskare och lärare. Det var målen för det nya kvalitetsutvecklingsprojektet SMART vid Linköpings universitet. Inom projektet ledde utredaren Anna Derwinger Hallberg en översyn av det samlade verksamhetsstödet.  

Stödfunktioner som ekonomi, HR och administration finns både centralt och vid fakulteter och institutioner i Linköping. Hur väl de fungerar tillsammans påverkar förutsättningarna för universitetets kärnverksamhet: att utbilda studenter och bedriva forskning.

– Vi vänder alltför sällan blicken inåt och granskar interna stödfunktioner. Kvalitet handlar ytterst om hur vi använder våra resurser så att de gör största möjliga nytta för dem vi finns till för. Då behöver vi förstå hur forskare och lärare upplever stödet, och om det möter deras behov, säger Anna.

SIQ gav verktyg och ett gemensamt språk

Anna, som sedan tidigare hade goda erfarenheter av SIQ, föreslog därför att Linköpings universitet skulle bli provmedlem i SIQ 2026. SIQ-modellen har använts i översynen och i workshoppar med berörda chefer för att skapa en gemensam förståelse för kvalitet.

– Oavsett organisation har vi glädje av en pedagogisk modell och ett gemensamt språk. Det underlättar när vi ska förstå vad vi menar med kvalitet och hur vi kan utveckla verksamheten tillsammans över verksamhetsgränserna, säger Anna.

I översynen prövades även SIQs kvalitetskulturindex i tre delar av organisationen: en enhet inom det centrala verksamhetsstödet, en institution och en fakultet. Mätningen undersökte både vilka förhållningssätt som medarbetarna ansåg viktiga och i vilken utsträckning de tillämpades i vardagen.

– Det är en sak att tycka att något är viktigt – en annan att faktiskt göra så. Mätningen utgjorde sedan ett underlag för översynen och gav vägledning om var vi kan börja förändra oss. Den möjliggör också att vi kan jämföra oss med andra organisationer, säger Anna.

Sextio exempel på förbättringar

För att synliggöra redan pågående förbättringar inom verksamhetsstödet ombads samtliga 60 enheter att beskriva ett utvecklingsarbete och dess resultat.
– Alla 60 svarade! När vi samlade alla exemplen blev det tydligt vilken kraft som finns i organisationen. Det gav både energi och lust att lära av varandra. En del av kvalitetsarbetet är att synliggöra förbättringarna och se till att bra lösningar sprids, säger Anna.

Inventeringen följdes därför upp med en förnyelsekonferens där enheterna fick presentera sina arbeten och kora en vinnare. För att vinna behövde man uppfylla översynens tre mål: mindre administration, effektivare resursanvändning och bättre stöd till kärnverksamheten.

Priset gick till ett samarbete mellan en verksamhet och digitaliseringsavdelningen som tillsammans utvecklat en AI-lösning för att hantera administrationen av studenternas praktikplatser. Ett arbete som tidigare tog en vecka kunde nu utföras på bara en timme.

– Lösningen kom ur ett behov i verksamheten och byggdes tillsammans av olika kompetenser. När vi såg exemplet insåg vi att fler kunde ha nytta av det. Det är därför vi behöver mötas och dela det vi gör.

Ledningen behöver driva lärandet

Att lära av varandra är grunden för kvalitet, enligt Anna. Men det kräver engagerade ledare som tar ut riktningen och driver ständiga förbättringar.

Genom SIQ fick Anna och universitetsdirektören besöka Region Jönköpings län för att ta del av deras prisvinnande kvalitetsarbete. En viktig lärdom var just hur den högsta ledningens arbetssätt präglade hela organisationen.

Följ upp nyttan av förbättringarna

För att kvalitetsarbetet ska driva resultat – i linje med årets tema för World Quality Week – behöver organisationen undersöka sina arbetssätt och följa upp vad förbättringarna faktiskt ger. För universitetets verksamhetsstöd handlar det också om att sprida lösningar som fler kan ha nytta av.

– Om vi aldrig stannar upp och reflekterar över hur vi gör, fortsätter vi att göra som vi alltid har gjort. Att ta en stund och fundera på hur vi arbetar kan göra verksamheten effektivare. Vi behöver vara en organisation som lär, utvärderar och anpassar sig efter behoven hos dem vi finns till för, säger Anna.

Linköpings universitets kvalitetstips

Dela lärdomarna

Gör en inventering i er organisation och synliggör pågående förbättringsarbeten inom alla delar av organisationen. Skapa sedan en arena för att dela exemplen och sprida kunskapen så att fler får nytta av dem. Kunskap höjer kvaliteten.