Verksamhetsstyrd processledning

Ett SIQ Excellence Center projekt

Förväntningar från intressenter ökar i allt snabbare takt samtidigt som konkurrensen blir hårdare, produkter och tjänster allt mer likartade och kunderna allt mer välinformerade.

Utöver dessa stora utmaningar befinner sig dagens verksamheter i en komplex omgivning med hög förändringstakt – Politiskt, Ekonomiskt, Socialt, Teknologiskt, Miljömässigt och Legalt. I många fall löser man dessutom utmaningarna med samarbeten över organisations-gränser vilket ytterligare bidrar till komplexiteten.

För att hantera en sådan komplexitet krävs helhetssyn över hela värdekedjan för att säkra inre och yttre effektivitet, dvs utnyttja synergier och säkra kvalitet men samtidigt bibehålla en snabbrörlig, kundnära och innovativ verksamhet.

Processledning och -styrning är väletablerade instrument för att förstå och styra helheten. Men i takt med att omgivning och krav förändras behöver även processledningsarbetet ses över. Ett överflöd av information gör att många förespråkar mindre dokumentation och mer frihet och flexibilitet. Samtidigt ökar behovet av kontroll och styrning på grund av legala krav och ökad globalisering.

Hur balanserar man dessa motstridiga krav och får tydliga syften med processarbetet – och syften som utgår från de individuella delprocesserna istället för ett svepande syfte på hög nivå?

Intresserad av att veta mer? Anmäl dig till vårt webinar den 11 december!

Är du intresserad av vårt forskningsprojekt kring verksamhetsstyrd processledning? Projektet pågår under nästa år med projektavslutning det första kvartalet 2021. Få mer information på vårt webinar!

Datum: Onsdagen den 11 december 2019. Vi återkommer med detaljer om uppkoppling dagen före seminariet.

Tid: Klockan 11.30-12.00.

Anmälningslänk till webinaret

Syfte

Projektet syftar till att ta fram kunskap och beslutsstöd som hjälper organisationer att behovsanpassa sin processledning, dvs utifrån krav och behov avgöra t ex hur stabil/flexibel, central/decentral, detaljstyrd/principstyrd, dokumenterad/odokumenterad etc en given process bör vara.

På så sätt kan man styra sitt processledningsarbete mer effektivt och hantera ökande komplexitet och förändringstakt genom att prioritera lämplig form av styrning för en given process.

Projektet riktar sig till SIQs medlemsorganisationer som vill effektivisera styrningen av processarbetet i sina verksamheter genom ett ömsesidigt lärande med forskare i SQMA och andra medlemmar i Excellence Center. Medverkan innebär förutom ett delande av kunskaper en samproduktion av ny kunskap med stöd av SQMA.

Projektmål

Målet är att utveckla kunskapen om hur man effektiviserar och anpassar processledningen så att det blir ett strategiskt styrinstrument i verksamhetens komplexa omgivning. Metoden i projektet möjliggör att jämföra processarbetet i egna organisationen eller delar av den, att tillsammans med andra verksamheter identifiera good practice inom processledning samt skapa ett lärande och utveckling kring krav/behov och angreppssätt för processledning.

Akademiska mål

Utveckla ny kunskap om hur processledning kan balansera styrningen av arbetssätt i olika typer av verksamheter/processer.

Utveckla enkla och praktiska modeller som stödjer processledning som ett strategiskt verktyg för verksamhetsstyrning.

Minst en vetenskaplig publikation i internationell tidskrift.

En projektrapport för presentation och spridning av forskningsresultat.

Utveckling av ett utbildningsmaterial för presentation och spridning av forskningsresultat.

Mål för SIQ Excellence Center

Identifiera principer och arbetssätt som kan bilda ny ”good practice” inom processledning i en komplex och dynamisk miljö.

Utveckla verktyg och arbetssätt för att anpassa processledningen till verksamhetsbehoven i olika delar av organisationen.

Underlag för uppdatering eller påbyggnad av SIQ’s processledningsutbildning.

Underlag för förbättring av SIQ’s processlednings-ramverk.

Användning

Varje organisation som deltar i projektet deltar i en studie/utvärdering av verksamhetens nuvarande arbetssätt för processledning som identifierar behov samt hur dessa adresserats.
En gemensam analys identifierar mönster och gemensamma nämnare för att hantera förekommande krav och angreppssätt i syfte att generalisera och hitta en beslutsmodell för hur man skall adressera olika typer av verksamhetskrav.

Därefter testas modellen i valda delar av de medverkande organisationerna genom dialoger och workshops med verksamhetsföreträdare. Eventuellt bör även verksamhetskulturen tas med i utvärderingen eftersom den påverkar val av arbetssätt och därmed måste vägas in i styrningen.
Efter en utvecklingsperiod på cirka ett år där lämpliga verktyg utvecklas och testas sker en avslutande screening och rekommendation för de deltagande organisationernas processledningsarbete.

Genomförande

Projektet bedöms kunna starta under Q4 2019 och pågå under 1,5 år, de olika faserna innehåller i grova drag:
Q4 2019: Mobilisering, identifiera deltagare och sätta upp planer och struktur.
Q1 2020: Insamling av nuläge för krav & lösningar i de olika organisationerna.
Q2 2020: Syntes av insamlade krav, arbetssätt och forskningsrön samt förslag till styrningsmodell.
Q3 2020: Dialog i organisationerna som test av den tänkta styrningsmodellen.
Q4 2020: Finslipning av styrningsmodell och screening av helheten hos deltagare.
Q1 2021: Avrapportering, presentation av modeller, insikter samt rekommendationer.

Arbetet leds och faciliteras av SIQ med stöd av SQMA. Workshops bygger på ett aktivt deltagande från medverkande organisationer, från respektive verksamhet bör minst två personer löpande vara representerade för att säkra kontinuitet. Notera dock att deltagandet i projektet självfallet bara omfattar en mindre del av dessa medarbetares arbetstid och att det är upp till organisationen i vilken grad nya styrningsmodeller för processledning testas och tillämpas.

Budget

Deltagande i projektet förutsätter SIQ medlemskap och att ingå i Excellence Center med strategisk koppling till SQMA.

Projektet förutsätter minst 6 och max 9 deltagande verksamheter med en kostnad per deltagande organisation på 200.000 SEK. I den kostanden ingår då medlemsavgiften i SIQ Excellence Center, 50.000 SEK, för löptiden av projektet.

Projektbudgeten inkluderar planering, omvärldsbevakning, litteraturstudier, facilitering och uppföljning av workshops, modellutveckling, utvärderingar, genomgång av rapporter från utvärderingar, utveckling av kunskapen om processledning, dokumentation samt rekommendation för fortsatt arbete hos deltagarorganisationerna.

För mer information

Kontakta Lars Wemme

E-post till Lars Wemme

Projektbeskrivningen i pdf-format