Förändringsdriven processledning – för framtidens snabbrörliga organisationer

Delta i vårt nya forskningsprojekt

Förväntningar från intressenter ökar i allt snabbare takt samtidigt som konkurrensen blir hårdare, produkter och tjänster allt mer likartade och kunderna allt mer välinformerade.

Då utvecklingen går allt snabbare ställs alla organisationer inför det faktum att samtidigt som vi behöver förutsägbara processer för att kunna vara trygga i det vi levererar behöver man samtidigt kunna ställa om snabbt och vara agil. Funktionell ledning har funnits sedan den industriella revolutionen men är fortfarande det vanligaste arbetssättet för att leda och styra en organisera.

För 20-30 år sedan introducerades processbegreppet vilket var starkt fokuserat på processer som skär tvärs igenom organisationen, med kundens nytta i fokus. Processledningen har medfört mycket god nytta men vi menar att i många fall har kundnyttan tappats bort i ett arbete med för mycket detaljerade processer och roller. Snarare är det så att detaljstyrningen kan cementera arbetssätt och snarare göra en organisation trögrörlig.

SIQ startar nu inom SIQ Excellence Center ett forskningsprojekt för att adressera just detta dilemma. SIQ Excellence Center är en arena för de medlemsorganisationer inom SIQ som vill ta del av och utveckla de senaste rönen kring ledarskap för hållbar framgång. Hur kan vi hitta arbetssätt för att förstå vilka processer i en organisation som behöver vara detaljstyrda för att garantera ett predikterbart utfall och vilka typer av processer som med fördel leds genom att tydliggöra VAD som skall åstadkommas och därefter mer tydligt definiera den kompetens som behövs.

För den senare typen av processer krävs mycket mindre detaljstyrning av processen där förmågor att utveckla kompetens- och tillitsbaserad styrning blir allt viktigare. Under 2020 är detta ett av SIQs mest prioriterade projekt då vi tror att i detta ligger en nyckel till framgång för många verksamheter för att utveckla en mer ändamålsenlig styrning och därmed bli mer snabbrörliga.

Läs mer om SIQ Excellence Center

Syfte

Projektet syftar till att ta fram kunskap och beslutsstöd som hjälper organisationer att behovsanpassa sin processledning och därigenom öka sin snabbrörlighet. Projektdeltagarna kommer att tillsammans med deltagande organisationer identifiera mönster och goda exempel på hur processer idag styrs och leds utifrån verksamhetens behov och slutresultatet blir kunskap och metoder för hur processledningsarbetet skall kunna ledas och styras med ökande komplexitet och förändringstakt genom kompetens- och tillitsbaserad styrning.

Projektet riktar sig till SIQs medlemsorganisationer som vill utveckla ledning och styrning av processer genom ett ömsesidigt lärande med forskare i SQMA och andra medlemmar i SIQ Excellence Center. Medverkan innebär förutom ett delande av kunskaper en samproduktion av ny kunskap med stöd av SQMA samt insikter om det egna processarbetet.

Projektmål

Målet är att utveckla kunskapen om hur man utvecklar och anpassar processledningen så att det blir ett strategiskt styrinstrument i verksamhetens komplexa omgivning där snabbrörlighet blir allt viktigare. Metoden i projektet möjliggör att jämföra processarbetet i den egna organisationen, eller delar av den, och att tillsammans med andra verksamheter identifiera nya arbetssätt för förändringsdriven processledning där även kunskaps- och tillitsstyrning blir viktiga instrument.

Mål för SIQ Excellence Center och deltagande organisationer

- Identifiera principer och arbetssätt för utveckling av processledning i en komplex och dynamisk miljö där kunskaps- och tillitsstyrning är viktiga instrument.
- Utveckla ny kunskap om hur processledning kan bli ett effektivt verktyg för att styra arbetssätt utifrån verksamhetens krav och behov på snabbrörlighet.
- Utveckla enkla och praktiska modeller som stödjer processledning som ett strategiskt verktyg för verksamhetsstyrning.
- Skapa underlag för uppdatering eller påbyggnad av SIQ’s processledningsmodell och -utbildning.
- En projektrapport och kommunikationsaktiviteter för presentation och spridning av forskningsresultat.
- Praktiskt tillämpbara metoder som testas i verksamheten hos deltagande organisationer och skapar nya insikter om möjliga förbättringar.

Angreppssätt

Varje organisation som deltar i projektet deltar i en studie/utvärdering av verksamhetens nuvarande arbetssätt för processledning som identifierar behov samt hur dessa adresserats.

En gemensam analys identifierar mönster och gemensamma nämnare för att hantera angreppssätt i syfte att generalisera och hitta en beslutsmodell för hur man skall adressera olika typer av verksamhetskrav med behov av snabbrörlighet.

Därefter testas modellen i valda delar av de medverkande organisationerna genom dialoger och workshops med verksamhetsföreträdare. Även verksamhetskulturen tas med i utvärderingen eftersom den påverkar val av arbetssätt samt ledning och styrning av processer.

Efter en period där lämpliga verktyg utvecklas och testas i deltagarnas organisationer sker en avslutande rekommendation för processledningsarbete, generellt inom projektet och individuellt för verksamheten.

Genomförande

Projektet bedöms kunna starta under 2020 och pågå under 1,5 år, de olika faserna innehåller i grova drag:
Q1 2020: mobilisering, identifiera deltagare och sätta upp planer och struktur Q2 2020: Insamling av nuläge för krav & lösningar i de olika organisationerna
Q3 2020: Syntes av insamlade krav, arbetssätt och forskningsrön samt förslag till styrningsmodell
Q4 2020: Dialog i organisationerna som test av den tänkta styrningsmodellen
Q1 2021: Finslipning av styrningsmodell och screening av helheten hos deltagare Q2-3 2021: Rapport, presentation av modeller, insikter samt kommunikation

Arbetet leds och faciliteras av SIQ med stöd av SQMA. Workshops bygger på ett aktivt deltagande från medverkande organisationer, från respektive verksamhet bör minst två personer löpande vara representerade för att säkra kontinuitet. Notera dock att deltagandet i projektet självfallet bara omfattar en mindre del av dessa medarbetares arbetstid och att det är upp till organisationen i vilken grad nya styrningsmodeller för processledning testas och tillämpas.

Budget

Deltagande i projektet förutsätter SIQ medlemskap och att ingå i Excellence Center med strategisk koppling till SQMA.

Projektet förutsätter minst 6 och max 9 deltagande verksamheter med en kostnad för deltagande på 200.000 SEK där medlemsavgiften i SIQ Excellence Center ingår med 50.000 SEK.

Projektbudgeten inkluderar planering, omvärldsbevakning, litteraturstudier, facilitering och uppföljning av workshops, modellutveckling, utvärderingar, genomgång av rapporter från utvärderingar, utveckling av kunskapen om processledning, dokumentation samt rekommendation för fortsatt arbete hos deltagarorganisationerna.

Deltagande

Är din organisation intresserad av deltagande i projektet behöver vi en – icke bindande – intresseanmälan före 20 februari 2020.

Slutgiltig bekräftelse av deltagande behöver ske senast 28 februari 2020 och vi planerar kickoff för projektet under mars 2020.

För mer information

Kontakta gärna Lars Wemme för mer information.

E-post till Lars Wemme

Projektbeskrivning i pdf-format