Policy och riktlinjer för behandling av personuppgifter

Från och med den 25 maj 2018 har Sverige och övriga EU en ny gemensam lagstiftning som bland annat reglerar hur personuppgifter får behandlas. De reglerna innebär att medborgarna får mer kontroll över sina uppgifter samtidigt som näringslivet får nytta av att samma regler kommer att gälla för alla företag som är verksamma i EU. SIQ har vidtagit de åtgärder som behövs för att säkerställa att hantering av personuppgifter sker i enlighet med den nya lagstiftningen.

Vilken information samlar vi in

Information som du ger till oss:

Du kan ge oss information om dig själv direkt eller indirekt på flera sätt, exempelvis när du skickar en förfrågan till oss, prenumererar på SIQs nyhetsbrev, laddar ner något från vår websida, när du anmäler dig till en konferens eller utbildning eller ansöker om att bli examinator för vår utmärkelse. Men det kan också vara så att vi får dina personuppgifter via din arbetsgivare som kan vara medlem i SIQ eller som vill att din organisation skall delta i ett av våra nätverk för att utveckla sin verksamhet.

De personuppgifter du eller din arbetsgivare lämnar kan vara:

• Person- och kontaktinformation – namn, e-postadress, mobiltelefonnummer, faktura- och leveransadress etc.
• Personnummer/födelsedatum – lämnas endast vid ansökan om examinator då SIQ strävar efter en åldersspridning bland examinatorerna.

Information vi samlar in om dig:

När du använder våra tjänster som exempelvis att ladda ner något från vår websida, anmäler dig till en konferens eller utbildning eller ansöker om att bli examinator eller att du och din arbetsgivare anmäler intresse att delta i utmärkelsen, kan vi samla in följande information:

 

• Person- och kontaktinformation – namn, e-postadress, mobiltelefonnummer, faktura- och leveransadress etc.
• Information om varor/tjänster som du köpt eller laddat ner.
• Historisk information – dina nedladdningar och deltagande i olika aktiviteter inom SIQs utbud.
• Geografisk information – din geografiska placering.
• Bilder/foton/filmer och eller ljudupptagningar – SIQ fotograferar/filmar samband med de flesta events för att ha möjlighet att använda i marknadsföringssyfte och för att dokumentera verksamheten.

Vad gör vi med din information?

SIQ använder de personuppgifter vi får till att tillhandahålla, utföra och förbättra våra tjänster och produkter samt för att upprätthålla vår kundrelation till dig. SIQ behandlar personuppgifter för följande syften baserat på följande lagliga grunder:

Åtaganden gentemot dig eller din organisation baserade på avtal/kontrakt:

• Tillhandahålla tjänster och uppfylla våra skyldigheter gentemot dig och eller din organisation baserat på avtal eller kontrakt. Det kan exempelvis avse din organisations medlemskap i SIQ, SIQs nätverk inklusive forskarnätverk, examinatorsuppdrag eller deltagande i utmärkelser.
• För att säkerställa att våra tjänster/produkter kan presenteras och levereras till dig och din organisation.
• För att bekräfta din identitet och verifiera dina person- och kontaktuppgifter.

Åtaganden baserade på berättigade intressen:

• För kundanalys och för att kunna administrera SIQs tjänster, inklusive dataanalys, testning, forskning och för att kunna föra statistik över utveckling inom SIQs område och användning av våra tjänster/produkter och hur de bedöms av våra kunder.
• För generell affärsutveckling och för att kunna förbättra våra tjänster, utveckla nya produkter och funktioner.
• Fotografier/filmer i samband med SIQs events i marknadsförings syfte och för att dokumentera verksamheten.

Åtaganden baserat på samtycke:

• För att du skall kunna ladda ner SIQ Managementmodell, handböcker eller vissa andra publikationer får du i gengäld lämna vissa personuppgifter.
• Genom att lämna de uppgifter vi frågar efter ger du ditt samtycke till att vi kan använda uppgifterna för att veta om exempelvis modellen och handboken används, av vilka typer av organisationer och vilka befattningshavare som har störst intresse. Vi vill också ha möjlighet att kunna kommunicera med de som laddar ner för att informera om sådant som har med området att göra för att kunna ge bästa möjliga erbjudande och stöd då detta är SIQs huvuduppdrag.

Kommunikation och marknadsföring

SIQ kan använda dina personuppgifter för att kommunicera om eller marknadsföra sådant som är relevant inom vårt verksamhetsområde och som vi bedömer kan vara av intresse för dig. Det kan exempelvis vara liknande tjänster eller kundnöjdhetsundersökningar. Men det kan också vara kommunikation i syfte att förbättra och utveckla de tjänster/produkter som vi tillhandahåller till dig och andra kunder. Material från våra events, ex foton och/eller filmer används i kommunikations- och informationsmaterial om eventet och om SIQs verksamhet.

Var behandlar vi dina personuppgifter?

Alla personuppgifter behandlas i Sverige med undantag från tillfällen då du deltar i något av våra arrangemang i annat land, ex studieresa eller konferens.

Säkerhet

SIQ behandlar personuppgifter på ett betryggande sätt. De personer som har tillgång till uppgifterna har utbildning inom de lagar som gäller för personuppgifter. Dina personuppgifter är skyddade både mot intrång och förstöring av uppgifterna.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vi sparar dina personuppgifter så länge de behövs för att utföra våra åtaganden gentemot dig baserade på avtal/kontrakt eller liknande eller så länge det krävs enligt lagstadgade lagringstider. När vi sparar dina uppgifter för andra syften sparar vi den så länge som det föreligger ett berättigat intresse. Detta gäller t ex tidigare examinatorer som vill fortsätta att vara del av examinatornätverket efter utfört uppdrag.

Vilka kan vi komma att dela din information till?

SIQ kan komma att dela dina personuppgifter till leverantörer eller
underleverantörer för att utföra våra åtaganden gentemot dig. Det kan vara tryckeri för att trycka bordsplacering, hotell/kursgård, till annan organisation för att ta emot dig i samband med studiebesök, öppet hus, konferens eller utbildning. Det kan också vara logistik- eller transportföretag för att leverera varor till dig.

Vad gör vi inte med dina personuppgifter?

Vi kommer inte att lämna, eller sälja dina personuppgifter till tredje part om vi inte har ditt tillstånd eller önskan att göra det.

Dina rättigheter till tillgång, rättelse och radering

• Rätt att få tillgång till din data; Du kan begära en kopia av de uppgifter vi har om dig.
• Rätt till rättelse; Du har rätt att korrigera felaktig eller ofullständig information om dig själv.
• Rätt att bli raderad; Du har rätt att begära att dina personuppgifter raderas såvida uppgifterna inte längre är nödvändiga för det syfte de samlades in. Det kan i vissa fall också finna legala skyldigheter som hindrar oss från att omedelbart radera delar av dina uppgifter. Dessa skyldigheter kommer exempelvis från bokförings- och skattelagstiftningen.

SIQ kommer att uppdatera denna policy med jämna mellanrum och rekommenderar alla våra kunder och användare att läsa policyn då och då för att ta del av de nyheter och förändringar som gjorts sedan sist.

Hur du kontaktar SIQ angående denna policy

Det är väsentligt för SIQ att ta del av vad våra kunder och användare tycker om vår service och vår policy. Kunder som har frågor, synpunkter eller klagomål på denna policy är välkomna att kontakta oss på: siq@siq.se.

Personuppgiftsombud

SIQ har utsett ett sk personuppgiftsombud som har till uppgift att se till att SIQs behandling av personuppgifter är korrekt och i förenlig med gällande regler.